La conservazione sostitutiva (come approfondito sul sito di Savino Solution) è un processo informatico che conferisce valore legale alla documentazione informatica come se fossero documenti originali cartacei. Questa tecnica riesce a garantire la validità probatoria anche a livello legale seguendo le normative vigenti in Italia a tal riguardo. La procedura per la conservazione sostitutiva fornisce di fatto le istruzioni giuridiche evitando di produrre documenti cartacei.
Questi poi andrebbero distrutti o archiviati riempiendo cassetti, armadi o intere stanze oltre ad occupare personale e tempo che si traduce in costi aziendali da non sottovalutare. La legge italiana consente di dematerializzare ogni documento cartaceo in modo semplice e rapido. Si tratta di adattarsi ai nuovi sistemi di fatturazione elettronica, digitalizzare i libri contabili come anche la compilazioni di cartelle cliniche. Questo fa capire come tutti i tipi di documenti possono essere trasformati in forma digitale.
Prima fase della conservazione sostitutiva
Il sistema permette di applicare la Conservazione Digitale producendo direttamente documenti digitali evitando di produrre documentazione nativa cartacea. Tutto questo è possibile grazie alle norme italiane ed europee oltre che grazie alla tecnologia che sfrutta la firma digitale e la firma grafometrica.
Tali informazioni e tutti i dati vengono creati in forma digitale dando comunque opponibilità a terzi. Il procedimento di conservazione della documentazione coinvolge diversi attori che intervengono nei vari processi che vengono suddivisi in versamenti, archiviazione e distribuzione. La persona che produce i documenti da conservare in forma digitale li invia direttamente all’operatore addetto alla conservazione che si prende carico del pacchetto di versamento in cui sono contenute tutte le informazioni necessarie.
Seconda fase di conservazione sostitutiva
Tutti i documenti sono creati da una dematerializzazione nativamente digitale come è stato descritto in precedenza. Fatto questo si passa alla verifica dei requisiti tecnici e della normativa di ogni singolo documento contenuto del pacchetto versato.
Inoltre l’addetto responsabile alla conservazione della documentazione riceve e invia un rapporto di versamento ovvero un documento informatico con il quale viene attestata la ricezione e presa in carico del pacchetto da parte del sistema di conservazione che vengono inviati dall’azienda che li produce. Fatto questo viene creato il pacchetto informatico da archiviare costituito dalla trasformazione dei documenti inviati tramite versamento eseguito seguendo le modalità indicate dal regolamento tecnico del sistema di conservazione.
La documentazione deve essere creata, inviata e archiviata con firma apposta dal responsabile e marchiatura temporale.
Terza fase di conservazione sostitutiva
Nell’ultima di fase si passa alla distribuzione, questa operazione è costituita da una generazione di pacchetti firmati dall’operatore responsabile della conservazione. Questa fase avviene in seguito alla richiesta dell’utente e si può effettuare mostrando la documentazione. Il pacchetto informativo sopra citato rappresenta le tre fasi della conservazione e si distingue in tre parti fondamentali sia in forma digitale che fisica.
Queste forme di documentazione spesso possono coincidere in un unico pacchetto che viene conservato in archivio e da utilizzare a seconda delle necessità. Tali documenti vengono conservati in metadati associati che vengono ritenuti fondamentali per la conservazione.
