La prima fase di cui occuparsi quando si organizza una conferenza aziendale è sicuramente la scelta della location; questa deve non solo rappresentare al meglio l’immagine dell’azienda, ma deve, grazie alle sue caratteristiche, assicurare il successo dell’evento stesso, considerando sia l’aspetto prettamente professionale sia quello ludico, legato all’intrattenimento ed alla ristorazione.
È essenziale, dunque, che la sua scelta venga effettuata in modo attento e meticoloso.
Come scegliere la location per la conferenza di lavoro
Occorre, prima di effettuare la ricerca, avere ben chiaro il fine dell’evento, per poter immediatamente individuare le caratteristiche da ricercare nel luogo oggetto del nostro interesse.
Un tale tipo di approccio ci consentirà di capire immediatamente se è meglio optare per una sala riunioni all’interno di un hotel oppure per un sito con caratteristiche tali da stupire i partecipanti al convegno (ad esempio una magione storica con parco e servizio di ristorazione offerto nell’annesso parco).
Altro aspetto fondamentale da tenere presente è il numero e la natura dei partecipanti: la quantità di persone che interverrà ha il potere di indirizzare immediatamente la scelta verso una determinata categoria di location, così come il considerare se gli ospiti sono dipendenti, agenti, azionisti, clienti porterà inevitabilmente ad optare tra il pratico ed lo scenografico.
Caratteristiche della location per una conferenza di lavoro
Quando scegliamo una sede in cui dare vita all’evento aziendale, per garantire la sua riuscita, è bene prendere in considerazione alcuni punti fermi, come:
- posizione geografica e collegamenti: fermo restando la scelta effettuata relativa al sito ed alla posizione legata alla sua natura, questo non deve creare alcuna difficoltà ai partecipanti per il raggiungimento della sede della convention; ciò significa che deve essere ben servita non solo dalle infrastrutture che permettono l’utilizzo dei mezzi privati, ma anche dai sistemi di trasporto pubblici (taxi, bus, treni, aerei). Fare attenzione a questo aspetto riesce a mettere a proprio agio, predisponendoli positivamente, gli ospiti già prima che inizi l’evento.
- superficie: lo spazio a disposizione dei vari partecipanti deve essere adeguato al loro numero. Naturalmente riveste particolare importanza la possibilità della struttura scelta di permettere spostamenti rapidi ed agevoli, con la possibilità di reperire senza difficoltà le informazioni necessarie per raggiungere il luogo desiderato.
- servizi e impianti: il livello del supporto offerto agli ospiti e la lista delle attrezzature a loro disposizione e dell’organizzatore, dovrà essere coerente con l’obiettivo che ci siamo proposti nel momento in cui si è deciso di organizzare la conferenza e con il suo iter di svolgimento.
Stabilire il budget per la location della conferenza aziendale
Questa operazione ha un livello di difficoltà non indifferente, in quanto soggetta alla disponibilità di denaro stanziata dalla direzione aziendale per l’evento in oggetto; ne consegue che non è possibile impostare un vademecum generalizzato per questo argomento.
Tuttavia è sicuramente possibile consigliare alcuni comportamenti, da tenere in fase di organizzazione, che possono fare la differenza:
- praticità: la struttura scelta dovrà garantire, in tutti i servizi offerti, facilità si fruizione e flessibilità per affrontare e risolvere eventuali imprevisti (ad esempio il proiettore che si guasta oppure la rete LAN non più disponibile).
- possibilità di soggiorno: tale caratteristica assume una particolare importanza qualora la struttura scelta sia lontana dalle sedi oppure dalle abitazioni degli ospiti, in quanto alcuni di essi potrebbero avere la necessità di riposarsi prima di intraprendere il viaggio di ritorno.
Come abbiamo visto, la scelta della location per una conferenza di lavoro (https://www.loft55-location.it/location/) è un compito a cui dedicare molta attenzione e cura, al fine di evitare di tralasciare importanti dettagli che possono inficiare la riuscita dell’evento. Per questo è importante affidarsi a professionisti del settore; puoi trovare informazioni utili, approfondimenti e consulenza all’indirizzo internet sopra indicato.
