Se riuscirai a comprendere i vantaggi di avere un ufficio stampa, allora arriverà anche il momento di capire come sceglierlo funzionale alle proprie esigenze. Sono tante le possibilità che il settore della comunicazione offre e, di conseguenza, sono altrettante le strutture in grado di proporsi come ufficio stampa. Ecco perché è fondamentale scegliere in modo adeguato in base agli obiettivi e nella consapevolezza del ruolo strategico che un ufficio stampa potrebbe ricoprire.
Capire le esigenze prima di scegliere l’ufficio stampa
Gli uffici stampa sono quelle strutture che emettono comunicati e curano la comunicazione per conto di qualcuno: un’azienda, una società, un personaggio (ad esempio un cantante o uno sportivo).
Capire come scegliere un ufficio stampa appare piuttosto complesso poiché molto dipende dagli obiettivi che si hanno, dalla territorialità, dall’impatto mediatico che si vorrebbe dare alle notizie: se sei “una realtà” locale che vuole rimanere circoscritta allora la scelta sarà più semplice, mentre diventerà alquanto articolata nel momento in cui hai mire espansionistiche oppure già è presente una certa rilevanza mediatica più ampia. Va da sè che l’ufficio stampa di un marchio internazionale di elettronica o di una squadra di calcio che milita in serie A e gioca le coppe europee, avrà necessariamente caratteristiche differenti rispetto ad una struttura che cura la comunicazione di una formazione calcistica di paese o di una catena di supermercati. Prima di avvalerti dell’ufficio stampa dovresti chiarire gli obiettivi che vorrai perseguire attraverso la comunicazione e capire se chi si propone potrebbe svolgere un lavoro compatibile con le tue necessità economiche, strategiche, operative.
Perchè avere un ufficio stampa?
Sono svariati i motivi per i quali vale la pena scegliere un ufficio stampa in grado di lavorare al posto tuo a livello comunicativo. Citiamo i tre principali benefici.
- Risparmio di tempo: possedere un ufficio stampa che per tuo conto scrive testi, comunicazioni e diffonde immagini, ti permette fondamentalmente di risparmiare tempo, sgravandoti di un impegno notevole che va ben oltre quello di semplice scrittura di un contenuto.
- Aggiornamento costante: chi lavora in un ufficio stampa ha accesso a notizie spesso in anteprima, ma soprattutto sa cosa viene detto del cliente a livello mediatico. In questo caso è possibile tenere un costante monitoraggio sugli organi media, avvalendosi di un aggiornamento costante di notizie, articoli di giornale, filmati, citazioni, accuse o riferimenti positivi.
- Conoscenza giornalistica e strategica: oggi la comunicazione è una vera e propria arma strategica che viene utilizzata per il raggiungimento di certi obiettivi, specialmente da quando la digitalizzazione ha spalancato le porte del content e del digital marketing. Nel mondo moderno una notizia fuori luogo, un termine mal misurato, la narrazione di un fatto, possono condurre a cadute di immagini o addirittura a querele, accuse o cause giudiziarie. Un ufficio stampa ha il compito di intervenire emettendo notizie ufficiali che siano informative ma anche strategicamente rilevanti dal punto di vista della comunicazione.
Come scegliere un ufficio stampa
L’ufficio stampa dovrebbe operare nel bene e per conto di un cliente, entrando in totale sintonia con lui, essendo a conoscenza delle strategie, delle politiche di marketing, delle anteprime, in modo da poter calibrare i testi delle comunicazioni da emettere per fare in modo che siano inequivocabili e non interpretabili dai lettori.
Quindi, come scegliere un ufficio stampa? La scelta dovrebbe ricadere su una struttura composta da persone esperte, di fiducia, con cui è possibile tracciare un dialogo costante giorno dopo giorno. L’ufficio stampa ideale mette a disposizione risorse umane, tecnologiche e temporali per seguire ogni passo dell’azienda per cui opera, con l’intento di raggiungere un obiettivo preciso e dichiarato inizialmente.
Un ufficio stampa lavora bene nel momento in cui vi è totale interazione con chi rappresenta il management aziendale, fiducia reciproca e rispetto dei ruoli: solo se esiste una comunicazione biunivoca allora è possibile favorire la qualità del lavoro dell’ufficio stampa.
